Evenementenloket

Wil je een evenement organiseren in Zelzate?

Op deze pagina vind je alles terug om een evenement te organiseren in Zelzate. Het evenementenloket bundelt alle formulieren die je moet invullen om een evenement aan te vragen en/of materiaal of zalen te reserveren. Je kan altijd terecht bij het evenementenloket voor vragen of info over het organiseren van evenementen.

Wat moet je doen?

Vraag je evenement aan via het evenementenformulier.

Dit moet ingediend worden bij het lokaal bestuur via mail: evenementen@zelzate.be
Wil je samen met onze verantwoordelijke Kelly Schenkels het formulier invullen? Dit kan! Maak een afspraak via evenementen@zelzate.be of 09 353 43 80.

Je aanvraag via het formulier moet tenminste 3 maanden voor aanvang van je evenement ingediend worden.

In deze bijlage vind je meer uitleg over bepaalde punten van het evenementenformulier.

Goed om te weten:

  • Wie een fuif, een (buurt) feest, een wijkkermis, een wandeltocht of een ander evenement organiseert met invloed op de openbare orde is verplicht het college van burgemeester en schepenen daarvan op de hoogte te brengen. Dat doe je door het aan te vragen via het evenementenformulier.
  • De aanvraag wordt door de verschillende diensten bekeken en nadien zal het college oordelen over de goedkeuring.
  • De lokale politie en brandweer worden met het evenementenformulier op de hoogte gebracht.
  • Het formulier geldt niet voor privéfeesten, voor zover zij geen hinder veroorzaken op openbare weg en/of buurt.
  • Er zijn geluidsnormen die moeten gerespecteerd worden en ook de medewerkers en het publiek moeten beschermd worden tegen gehoorschade.
  • Buurtbewoners worden best geïnformeerd over het evenement als het overlast kan veroorzaken.

Coronamaatregelen

Heb je vragen rond de huidige coronamaatregelen voor evenementen? Of weet je niet zeker als je je evenement mag organiseren onder de huidige maatregelen? Met deze vragen kan je terecht bij coronacoördinator Daphne Neetesonne via  corona@zelzate.be en 09 353 42 40.

Heb je materiaal nodig?

Je kan via de gemeente heel wat feestmateriaal ontlenen. Dit doe je via dit aanvraagformulier feestmateriaal.

Aanvragen tot huur van gemeentelijk materiaal kan maximaal 6 maanden en minimaal 14 dagen voor de datum van het gebruik. Deze aanvraag wordt per post of per e-mail overgemaakt aan de uitleendienst in Suikerkaai 4 in 9060 Zelzate of via uitleendienst@zelzate.be

Ook parkeerverbodsborden kunnen gehuurd worden via de gemeente. Dit doe je via het aanvraagformulier parkeerverboden.
De aanvraag kan ook bezorgd worden aan de uitleendienst via mail of per post.

Wil je een zaal huren?

Er staan verschillende gemeentelijke zalen ter beschikking op verschillende locaties in Zelzate. Je kan een van de zalen huren via het aanvraagformulier zalen.

Goed om te weten:

  • Aanvragen tot huur van een gebouw kan maximaal 6 maand en minimaal 14 dagen voor de datum van het gebruik. De aanvraag wordt per post of per e-mail overgemaakt aan de uitleendienst in Suikerkaai 4 in 9060 Zelzate of via uitleendienst@zelzate.be
  • Enkel de zalen van Het Klooster en BOC Klein Rusland kunnen gebruikt worden voor het organiseren van een privéfeest. Privé-feesten of privé-evenementen zijn feesten of evenementen waarbij een privépersoon of bedrijf om privédoeleinden en/of commerciële doeleinden personen uitnodigt. Voorbeelden zijn: babyborrel, communie-/lentefeest of –receptie, huwelijk, familiefeest, productvoorstelling van een bedrijf en personeelsfeesten van bedrijven.
  • Voor BOC Klein Rusland geldt dat er om 22.00 uur geen muziek meer mag gespeeld worden en dat de zaal moet sluiten om 1.00 uu 's nachts.

Het reglement over de verhuur van gemeentelijke zalen en materiaal kan je hier raadplegen.

Maak je evenement afvalarm

Afvalintercommunale IDM helpt jou om je evenement zo duurzaam mogelijk te maken. Dit heeft alleen maar positieve gevolgen: minder afval én minder kosten en het geeft je evenement daarenboven een positieve uitstraling. Een afvalarm evenement organiseren hoeft niet moeilijk te zijn en bouw je stap voor stap op. Neem afval van in het begin mee op als item bij de organisatie. Surf ook even naar de Groeneventscan van OVAM, een online instrument waarmee je jouw evenement afvalarm kan organiseren dankzij heel wat tips.

IDM zorgt ook voor logistieke ondersteuning met bijvoorbeeld afvalcontainers, asbakken en het verhuren van herbruikbare bekers.
Je kan alles aanvragen via het e-loket van IDM.

Lokaal bestuur Zelzate wil de verenigingen ondersteunen door maximaal twee keer per vereniging tussen te komen in de transportkosten van de herbruikbare bekers, tenzij de verenigingen zelf de bekers wensen op te halen en terug te brengen. Het aanvraagformulier en meer info over de herbruikbare bekers vind je op de site van IDM.

Het toelagereglement voor het ontlenen van herbruikbare bekers bij IDM kan je hier raadplegen.

De politieverordening over het organiseren van evenementen bepaalt dat er een afvalplan nodig is, met preventie van afvalstoffen, verbod op verkoop van drank in éénmalige verpakkingen en gebruik van herbruikbare consumptiematerialen. Daarnaast is er een selectieve inzameling van afvalstoffen nodig en dient het terrein en de onmiddellijke omgeving opgeruimd te worden.

Evenementenloket

Openingsuren

MA
9:00 - 12:00
14:00 - 16:00
DI
9:00 - 12:00
14:00 - 16:00
WO
9:00 - 12:00
14:00 - 16:00
DO
9:00 - 12:00
14:00 - 16:00
VR
9:00 - 12:00
14:00 - 16:00
ZA
gesloten
ZO
gesloten
Verklaring over cookies